Bij workforce management worden op een essentiële manier de juiste medewerkers met goede skills ingezet op het juiste tijdstip. Hierdoor kan de capaciteitsvraag van dat moment gerealiseerd worden. Dit kan bereikt worden door goed te bedenken hoeveel werk er op een bepaald moment verwacht wordt. Daarnaast geeft workforce management inzicht in de beschikbaarheid en de vaardigheden van de medewerkers. Niet alleen binnen het werkveld, maar ook op het gebied van persoonlijke ontwikkeling en ambitie. Ook kunnen binnen de personeelsplanning software de medewerkers, planners, managers en ook de klanten onderling met elkaar samenwerken.
Kernonderdelen van workforce management
Binnen workforce management kunnen vier kernonderdelen onderscheiden worden. Elk kernonderdeel heeft zo zijn eigen functie. Om te beginnen gaat het Forecasting proces zich bezig houden met historische gegevens om zo de capaciteitsvraag en de werkdruk te kunnen voorspellen. Zo weet de opdrachtgever wat er gaat gebeuren en hoe hij of zij hierop moet handelen. Het volgende onderdeel is capaciteitsmanagement. Binnen dit proces wordt er rekening gehouden met het verwachte werkaanbod maar ook andere activiteiten zoals verlofaanvragen, ziekte en andere projecten. De opdrachtnemer weet daardoor hoe hij zijn medewerkers moet inrichten wat zorgt voor flexibiliteit.
Roostering en traffic management
Het derde belangrijke kernonderdeel is een rooster maken. Dit proces is het vervolg op capaciteitsmanagement. Hier wordt er een vertaling gemaakt van het aantal nodige werknemers naar het aantal ingeroosterde activiteiten per werknemer. Dit is dus een essentieel onderdeel om inzicht te krijgen hoe de voorspelling te werk zal gaan. Als dit goed in z’n werking gaat, zal de medewerkerstevredenheid en de efficiëntie bereikt worden. Het laatste onderdeel is traffic management. BInnen dit proces worden aanbod en vraag goed op elkaar afgestemd. Zo kan het verschil tussen actueel en gepland zo klein mogelijk gehouden worden. Wanneer er bijvoorbeeld problemen zijn binnen de bezetting of aanbod waardoor de doelstellingen niet gehaald kunnen worden, zal er ingegrepen worden.